Използвайте тези въпроси за да си помогнете и да подобрите вашата комуникационна програма.
Просто не значи глупаво. И ясно не значи основно.
Какъв е най-големият проблем който срещат днес комуникации? Страх, може би ще кажете? Да, точно това държи много организации.
Некомпетентност? Разбира се, има много от нея наоколо.
А относно това: Огромният стремеж и желание, присъщ на прекалено много изпълнителни директори и дори на някои комуникатори, да правят нещата по-сложни, отколкото са, или отколкото трябва да бъдат.
Има четири големи въпроса, които трябва да си задавате всеки път, когато извършвате комуникация. Използвайте тези въпроси за достигнете до смисъла на процеса.
Въпрос № 1: Какво се опитвате да направите?
Присъствали сме на срещи с изпълнителни директори, които говорят за комуникацията, като за това, все едно, че планират да управляват мисия до Марс. Няма нужда да използвате въображаеми термини, за да говорите за това, какво искате да постигнете. Фактически, колкото е по-опростено, толкова е по-добре. Ако не можете да съберете вашата комуникационна цел в едно или две изречения, това значи, че има проблем.
Никой не иска да зададе този въпрос, защото никой не иска да признае, че не е наясно, и защото въпроса сам по себе си ще прозвучи глупаво. Затова, ако не може да намерите лесен отговор на този прост въпрос, вашият комуникационен план ще излезе от пътя.
В нашата консултантска работа, ние питаме комуникаторите и директорите по същия начин: Какво се опитваме да направим? И ако отговора, който получим е нещо, което не разбираме – ние питаме отново и отново – докато не достигнем точката на яснота, която ще ни отведе към следващата стъпка.
Въпрос № 2: Кого се опитвате да достигнете?
Не може да правите комуникации без да сте взели под внимание вашата аудитория. Всяка организация има много публики, и ние не говорим само за вътрешни и външни.
Например, вътрешните аудитории могат да включват:
– Всеки от компанията – Фронт-лайн служители – Мениджъри и супервайзери – Членове на конкретен департамент или звено
– Изпълнителни директори и топ лидери
Комуникацията към всяка от тези групи трябва да бъде приспособена към това какво искат те, и към това, което е най-важно за тях.
Външните аудитории са в същата посока:
– Клиенти – Членове – Медии – Акционери – Анализатори / Регулатори
– Голяма общност
Кой има нужда да разбере тези съобщения, и коя е най-ясната и опростена посока да ги съставим?
Въпрос № 3: Какъв е най-добрият начин да достигнем публиките?
Добре. Вече знаете какво искате да направите, и сте наясно кого искате да достигнете. Ако имате многобройни аудитории, ще трябва да решите коя група от какво има нужда да знае. И сега какво?
Комуникационни средства. Печатни. Онлайн. Лично. Социална медия. Как предпочитат тези аудитории да получават тяхната информация. Кой е подходящият канал за всяка от тях? Да използваме ли много канали?
Виждаме печатни публикации с истории, които никога не е трябвало да бъдат отпечатвани. Печатът е за обяснение и за контекст – не е за подходящия момент.
Лошите решения биват взимани отново и отново: Пускането на материал за проведена среща в месечен вестник, седмици (или месеци) след срещата. Никой не се интересува за времето, когато сте провели срещата, и всъщност те не се интересуват и в момента на публикацията. Но публиката може да се заинтересува как решенията, взети на срещата ще рефлектират върху нея.
Виждаме онлайн истории, които де факто са истории от пресата, стоварени в Мрежата. Онлайн пространството е свързано със скорост, действие и избор. Представяйте историите така, че да могат да бъдат прочетени бързо. Дайте възможност на читателите да действат. Позволете им да избират, ако искат да прочетат повече.
Комуникацията лице в лице е полето на непосредственото и емоционалното. Също така се отнася и до разговора и дискусията. Много мениджъри и директори организират срещи и след тях не дават на никой да задава въпроси.
Защо някой трябва да е заинтересован?
Най-важният въпрос от всички, и този, който се задава много често.
Защо? Страхуваме ли се от това, какъв може да бъде отговора? (Като “Нямам идея защо някой ще се интересува да прочете това, но шефа каза да го пуснем точно по начина, по който е написано.”)
Ако не може да обясните защо читателите трябва да са заинтересовани, тогава какъв е смисъла да съставяте историята? Веднъж след като сте наясно защо го правите, вие ще има възможност да организирате комуникацията около вашият отговор.
Материалът е преведен от Lawrence Ragan Communications и се публикува под редакцията на www.PRKernel.com
Автор е Джим Юсела
HTML Version:
Text Version:
Четири въпроса които трябва да си зададат комуникаторите
Article Url: