Увод
Целта на настоящата статия е да запознае мениджърите на малки фирми в сферата на здравето и красотата по какъв начин приложението на информационните технологии може да подобри управлението на бизнес процесите и контрола на ежедневната дейност в техните фирми.
По-конкретно ще разгледаме съществуващото положение в кабинети по кинезитерапия и рехабилитация, козметични и фризьорски салони центрове за здраве и красота.
В последните години в тези браншове се наблюдава бурно развитие в няколко посоки: увеличаване на обема на обслужвани клиенти, нарастване на броя на услугите и използваните терапевтични средства, номенклатурата използвана апаратура и консумативи става все по-голяма.
Всичко това увеличава сложността и обема на необходимата документация.Растат и разходите за водене на документацията, което поражда проблеми с нейната обработка и достъп до необходимите данни.
На много места мениджърите на кабинетите по кинезитерапия и рехабилитация, козметични и фризьорски салони, центрове за красота и здраве са оценили необходимостта от по-ефективно и ефикасно управление на документацията. Все повече от тях осъзнават, че информационните технологии предлагат най-подходящото решение за ефективно управление на информацията и са започнали да въвеждат данни в електронни таблици и обикновени текстови файлове.
Това решение води до частично подобрение на ситуацията като намалява необходимостта от огромни шкафове с хартиени документи, но основните проблеми остават: затруднен и бавен достъп до необходимата информация; опасност от загуба на документи или много бавен достъп до тях, в случай че са поставени на грешно място, бавен и затруднен анализ и извличане на обобщени данни и статистика.
Необходимо е по-цялостно решение, което да ускори, оптимизира и повиши сигурността на управлението на документацията.
Въпроси и проблеми
По-конкретно въпросите, които стоят пред мениджърите на малки фирми в сферата на здравето и красотата са следните:
- Как да се справя със съхранението на все по-увеличаващия се обем документация?В днешно време услугите за здраве и красота стават все по-популярни и търсени от все по-широк кръг клиенти. Прилагат се все повече услуги и се използват голям брой козметични и други средства. Цялата тази информация е необходимо да се документира, съхранява и използва за водене на статистика и анализи. Поради това времето за водене на тази документация расте и са необходими повече специализирани познания.
- Как да имам бърз и лесен достъп до необходимата ми информация по всяко време? Търсенето в хартиените документи е бавно и несигурно, защото винаги има опасност от грешки и търсения документ може да не е на правилното място. Подобен проблем има и с простите електронни документи и таблици.
- Как да анализирам данните така, че да получа синтезирана информация за обема приходи и разходи, за изразходваните консумативи, за заетостта на служителите и др.? Когато е необходимо да се направи ревизия на дейността на фирмата за изминал период от време трябва да се прегледат и да се извлече необходимата информация от голям брой документи. Това отнема много време и усилия на мениджърите.
Решението
Информационните технологии предлагат качествено ново решение на споменатите проблеми, дори нещо повече, специализираният софтуер предлага редица нови възможности, които не е възможно да бъдат реализирани със съществуващите в миналото технологии.
Възможности, които специализирания софтуер може да предложи на мениджърите:
- Бързо и сигурно въвеждане на данни. Вместо да се пише на ръка или в обикновен електронен документ, който после да се съхрани някъде в картотеката без връзка с останалата документация, внедряването на подходящ софтуер може да позволи бързо и удобно въвеждане на информация, свързана в една обща логическа структура. Това позволява автоматизирана обработка и анализ на всички данни, повишаване на ефективността в използването на данните
- Надеждно съхранение на данни.
- При използването на специализиран софтуер информация се съхранява по много по-надежден начин. Софтуерът предлага възможност за периодично генериране на резервни копия, откъдето при необходимост да бъдат възстановени всички данни и фирмата да продължи нормалната си работа.
- Бърз достъп до необходимите данни.
- Софтуерът предлага възможност да се достигне до желаните данни за няколко секунди с натискането на няколко бутона. Например, служителя може да отвори картона на пациента/клиента веднага, вместо да рови в някой огромен шкаф. Дори ако има картотека, картона може да бъде открит след минути, които бих могли да се използват за подобряване на качеството на обслужване и съкращаване на времето за работа с клиентите. Тук възниква нов проблем – картонът на някои пациенти/клиенти е огромен масив от документи, понякога обхващащ няколко папки. В този случай терапевта/специалист се чуства изгубен в многобройните изследвания и епикризи, които трябва да прерови за да достигне до информацията, необходима му в момента. Специализираният софтуер може да му осигури точно необходимата информация за няколко секунди.
- Задълбочени анализи и статистики,
- генерирани за няколко секунди с натискането на няколко бутона. Мениджърът може да получи по всяко време обобщена информация за всяка дейност на кабинета/салона без да се налага да рови из многобройните документи. Мениджърът може да извлече и пресметне приходи/разходи без опасност от грешки, неточности, пропуснати или изгубени документи и т.н.
- Сигурност на съхранение на информацията.
- Специализираният софтуер предлага възможности за сигурно съхранение на данни, периодично съхранение на отделни информационни носители (резервни копия) и възстановяване на изгубени данни при необходимост. Противно на общоприетото мнение е, че много трудно и малко вероятно добре написан софтуер да изгуби данни или да ги интерпретира неправилно.
- Възможност за съхранение на данни за големи периоди от време и водене на сигурен архив. В днешно време данните за дейността на фирмата отпреди няколко години е архивирана и съхранява във вид, неудобен за търсене или обработка, и опасността нещо да бъде изгубено е голяма. Специализираният софтуер позволява да се съхранява голям обем информация за неограничено време и достъпа до нея да се извършва по същия начин, както с актуалните данни
Внедряването на специализиран софутер преминава през следните важни етапи:
- Избор на подходящ специализиран софтуер.
На пазара има огромно количество софтуер, с голямо разнообразие от възможности, сложност, цена и особености. Това прави избора на подходящ софтуер много труден и донякъде рискован. Повечето софтуерни продукти, които се предлагат на пазара, са създадени универсално с цел да бъдат използвани от фирми с различна сфера на дейност и съответно различни потребности. Това води до закупуване на не съвсем подходящ софтуер, който не винаги е удобен за използване и води до неудовлетвореност и недоверие към информационните технологии.
Друга възможност е фирмата да си поръча софтуер и да специфицира неговите параметри. Това решение е много скъпо и само фирми с големи възможности могат да си го позволят.
Най-доброто решение е закупуването на софтуер, създаден специално за съответния бранш и е напълно съобразен с спецификите на дейността на фирмата.
След като софтуера е вече избран е необходимо той да бъде инсталиран и да се направят необходимите настройки за да започне неговото използване в ежедневната дейност на фирмата. Този етап е особено критичен. Много мениджъри и служители изпитват недоверие към новите и непознатите технологии. Трудно е да започнат да разчитат на новия и непознат за тях софтуер за съхраняване и обработване на данните и да им служи като част от нормалната ежедневната дейност. Внедряването на софтуер преминава през следните етапи
o Експериментално използване на софтуера, извършване на настройки и промени в някои функции за да отговарят възможно най-пълно на спецификата на кабинета/салона.
След като е инсталиран и готов за работа е необходимо да бъде тествана в реални условия цялата функционалност на софтуера. Важно е в началото на експлоатацията софтуера да бъде използван паралелно с досегашния начин на водене на документацията за да има възможност за сравнение между стария и новия начин на работа.
Критериите по които е необходимо да се направи сравнението са следните:
- Удобство и бързина на работа. Софтуерът трябва да осигурява ускорено въвеждане, търсене и обработка на данни. Това ще доведе до оптимизиране на воденето на документацията.
- Ниво на сложност. Софтуера трябва да осигурява опростен интерфейс и ясна функционалност за да се намали опасността от неправилно използване и грешно въвеждане на данни.
- Сигурност. Използването на софтуера трябва да предлага сигурност в следните посоки:
1. Сигурност на съхранение на данните: Ако се появи проблем с компютърната система е необходимо софтуера да осигури запазването на данните независимо от всякакви други софтуерни или хардуерни проблеми.
2.Сигурност на достъпа до данни. Необходимо е софтуера да осигурява нива на достъп, така че само оторизираните служители да имат достъп да разглеждат или променят данни.
3.Безопасно въвеждане и обработка. Добре написания софтуер извършва анализ на въвежданите данни и предупреждава когато се въвеждат непозволени данни
- Наличие на допълнителни възможности, недостъпни за досегашния начин на работа.
В този момент е възможно да се появят допълнителни изисквания, необходимост от някои промени и подобрения в софтуера, за да се увеличи още повече полезността на софтуера.
o Обучение на персонала
Всяка нова технология, която се внедрява в ежедневната дейност изисква да бъде опозната, да се научат възможностите ? и как те да бъдат използвани по най-добрия начин. Това е задача за служителите и мениджърите, които ще използват софтуера при изпълнение на служебните си задължения. За това е необходимо да се проведе по-кратко или по-комплексно обучение на персонала в зависимост от конкретната ситуация и нивото на запознатост на персонала с работата с компютри, да се демонстрира правилния и ефективен начин на работа, за да може софтуера наистина да бъде полезен и незаменим.
o Поддръжка и развитие на софтуера
В днешно време услугите за здраве и красота продължават да се развиват с бързи темпове: внедряват се нови методи на лечение и грижа, използва се все по-усъвършенствана апаратура и т.н. Всичко това променя малко или много организацията на работа в кабинета/салона и внедрения софтуер трябва да се променя, за да остане актуален и да може да се справи с новите изисквания към него.
- Внедряване на допълнителни софтуерни продукти, които да обхванат нови аспекти в дейността на кабинетите/салоните.
По-пълното обслужване и оптимизиране на дейността на кабинетите може да се подобри с внедряването на допълнителен обслужващ софтуер, който да допълва вече внедрените софтуерни продукти и да добавя нови възможности към информационното обслужване на фирмата. Понякога това се постига с нова версия на основния софтуер. В други случай е по-целесъобразно да се инсталира допълнителна обслужваща програма.
Едно примерно софтуерно решение, което успешно може да изпълни гореспоменатите изисквания можете да откриете тук.
Заключение
Сферата на здравето и красотата засега леко изостава от всеобщото внедряване на информационните технологии, която виждаме в почти всички сфери на бизнеса и ежедневието ни. Това започва да се променя. Все повече мениджъри от тези браншове осъзнават възможностите, които предлага внедярването на софтуер и търсят подходящи софтуерни продукти за да издигнат информационното обслужване на техния бизнес на ново равнище и да ги улеснят във воденето на документацията.
Софтуерът е жива и динамична система, променяща и развиваща се във времето, за да отговаря на променящите се и нарастващи потребности на потребителите си, които са внедрили и използват софтуер за управление на дейностите си.
Всяка уважаваща себе си софтуерна компания непрекъснато развива продуктите и услугите си години и десетилетия след създаването на началната версия. Периодично пуска на пазара нови, усъвършенствани версии, които предлага на нови клиенти и актуализира вече съществуващите инсталирани версии.
Нещо повече, информационните технологии се развиват с бързи темпове и непрекъснато предлагат нови възможности за разработка на все по-усъвършенстван софтуер, който издига информационното обслужване на фирмите на ново равнище.
За успеха на всяка дейност от съществено значение е да използва всички най-нови научни, технологични и други постижения в съответната област. Информационните технологии са съществена част от технологичното обслужване на всеки бизнес и ще заемат все по-съществено място в бизнеса, в обществения и личния живот. Внедряването на софтуер ще заема все по-важна част от всички сфери на нашия живот.
Светломир Станчев
ABProject ООД
http://www.abproject-bg.com